التقارير

تحية طيبة .. اخترت لكم هذا الموضوع الخاص بالتقارير واتمنى ان تعم الاستفادة للجميع..

التقارير :
تعريفه: هو تسجيل مختصر وشامل لحدث ما وفى نقاط محددة حتى يتم التعرف على اجابيات وسلبيات الحث والاستفادة منه فى المستقبل.

أنواعه: تختلف التقارير من حيث العدد والأنواع غير أنها فى الجانب الكشفى تنحصر على نوعين فقط وهما التقارير الادبية والتقارير المالية.

فوائد التقارير:

1 - التعرف على سير النشاط."اياً كان نوعة".
2 -معرفة الافكار والإبتكارات الجديدة والمستحدثة فى النشاط .
3 - معرفة الإجابيات والسلبيات للاستفادة منها مستقبلاً.
4 - يعتبر توثيقاً للنشاط الذى تم القيام به.

شروطه:
1- الصدق.
2- الشمولية.
3-الإختصار.
4-الوضوح.

مراحل التقارير:؛
تنقسم التقارير الى ثلاث مراحل هى:
أ-المقدمة:
وتعتبر مدخل واحالة لموضوع التقرير.
ب-العرض وفيه يتم سرد الاحداث أولا بأول.
ج-الخاتمة:
ويذكر فيها الملخص العام والاجماليات والسلبيات والإجابيات وشكر
للمتعاونين.

1-المقدمة:
إلى......................................
بعد التحية..
نحيل إليكم التقرير ال.........................عن نشاط.......................
المقام خلال الفترة من / / / الموافق / / / وذلك ب"يحدد المكان"
لغرض...................................وهو حسب التالى:

2-العرض:
وفيه يتم سرد الحداث متضمناً الأتى :
الهدف من النشاط - نوعية النشاط- المكان - مدة النشاط وتاريخة - الحضور والغياب - سير البرنامج الموضوع للنشاط ومدى تطبيقة واستفادة
المشاركين به - وسيلة النقل - الحالة الصحية -الاعاشة والتغذية - قيمة الأشتراك - المواقف الطريفة أثناء النشاط - حالة الطقس -الأنسجام العام -وكذلك توضيح اى تغيير حدث بالنسبة للمستهدف مثل عدد الحضور - قيادة النشاط -المنهاج اليومى والعام - زمان ومكان النشاط-
حضور ضيوف أو مساهمين من خارج المشاركين.

3- الخاتمة :
وتتضمن الأتى :
مختصر موجز للحدث - الايجابيات - السلبيات - اجماليات فى حالة التقرير التالى - الصادر والوارد - توصيات ومقترحات تستخلص من التقرير - شكر لكل من تعاون فى سبيل انجاح النشاط والسلام.

التقاريرتعريف التقرير .
هو توثيق الأنشطة والأعمال التي توفيها جهة ما ، وهو تسجيل أو تدوين مختصر أو مطول كامل وشامل للمعلومات والبيانات قصد التعرف على السلبيات والإيجابيات به للرجوع إليها وقت الحاجة واللزوم .

= أشكاله :
1- التقرير الكتابي .
2- التقرير الشفهي .
3- التقرير المصور ( الثابت + المتحرك ) .
4- التقرير المسجل
أ- المسموع .
ب- المرئي .
ت- المرئي والمسموع .

= أنواعه : .
1.التقرير الوصفي .
2. التقرير الإنشائي ( الأدبي ) .
3. التقرير العلمي .

= مجالاته ( أصنافه ) : .

1. التقرير عن إجتماع .
2. تقرير عن رحلة .
3. تقرير عن مشكلة .
4. تقرير عن عمل خيري .
5. تقرير عن زيارة .

]= أهم مميزاته :[/COLOR]
1. شامل ومختصر . 2. يعطي نتائج مباشرة . 3. تصف بالواقعية .

= عناصر التقرير :
1.مكان وزمان النشاط أو العمل .
2.نوعية العمل أو النشاط .
3.الحضور والغياب بشكل يومي .
4.ميزانية العمل أو النشاط .
5.الحالة العامة للمشاركين في النشاط.
6.وسيلة المواصلات .
7.الجهاز القيادي للنشاط .
8.آراء ومقترحات المشاركين بالنشاط.
9.الإيجابيات والسلبيات بالنشاط .

= لمن يوجه التقرير :
1.المسئول من الجانب الإداري للنشاط .
2. المسئول عن النشاط الفني .
3.للمحفوظات بغرض الرجوع إليه وقت الحاجة .

= الشروط الواجب توافرها في التقرير :
1. الصدق .
2. سهولة المعنى والوضوح والتكامل والشمولية .
3. أن يتضمن الأهداف والأغراض .
4. أن يتضمن التعديل في الأحداث .
5. إقتراحات جديدة .
6. الصعوبات التي واجهت العمل أو النشاط .
7. النتائج .
8. الدقة .
9. الإختصار .
10. التسلسل في الكتابة .

= من يعد التقرير :
1. جميع الأفراد المشاركين في النشاط .
2. المتابعين والمسئولين عن النشاط .

= فوائد التقرير : 1. قياس مدى الوصول إلى الهدف المنشود .
2. تحديد الصعوبات التي واجهت النشاط .
3. توثيق النشاط للرجوع إليه وقت الحاجة .
4. إستخلاص أفكار جديدة وإنتاجها وتنميتها وحفظها .
5. الشعور بالإنجاز وزيادة الثقة بالنفس .
6. المساعدة في التخطيط لأنشطة المستقبل .

تعتبر التقارير شكل خاصا من اشكال الاتصال الكتابي ، ولهذا فإن كثيرا من القواعد التي ينبغي اتباعها عند كتابة التقارير تسري ايضا وبنفس الكيفية على المراسلات الكتابية بصفة عامة .
وهناك ثلاثة قواعد اساسية تحكم عملية كتابة التقارير و هي الدقة ، الايجاز ، الوضوح . و يمكن و القول انه كلما زاد الجهد المبذول في اعداد التقارير ، سهل من مهمة القارئ .
و قد تم عرض موضوع التقارير على الشكل التالي :
اولا : ماهية و أهمية التقارير .
ثانـيـا : انواع التقارير .
ثالـثـاً:الجوانب الشكلية للتقارير
رابـعـاً: مراحل اعداد التقارير .
خامـساً: مواصفات التقرير الجيد .
أولاً : ماهية و أهمية التقارير :
تعتبر التقارير وسيلة من وسائل الاتصال بين الإدارة و العاملين ، فالتقارير ضرورية لتحقيق التنسيق و التعامل بين مختلف انشطة المنظمة و تفيد في التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة .
أ - تعريف التقرير .
يعرف التقرير بأنه عرض للبيانات و الحقائق المتعلقة بموضوع معين أو مشكلة من مشكلات العمل عرضا تحليلياً مبسطا واستخلاص النتائج و عرض التوصيات المناسبة في ضوء النتائج التي تم التوصل إليها .
ب - أهمية التقارير :
تزداد اهمية التقارير نظرا لكبر حجم المنظمات و تعدد المستويات الإدارية كما تبرز أهمية التقارير للأسباب التالية :
1 - تساهم في التخطيط لأنها توفر كمية كبيرة من البيانات و المعلومات اللازمة لأعداد الخطط.
2 - تسهل عملية التنسيق بين الإدارات المنظمة و ذلك عبر تبادل المعلومات و البيانات بين الإدارات المختلفة .
3 - تيسر اعمال الرقابة على انشطة المنظمة حيث تبين التقارير ما تم انجازه و كيفية الإنجاز و كذلك الانحرافات و مقترحات التغلب عليها .
جـ – أهداف التقارير :
تهدف التقارير للأمور التالية :
1 - عرض نتائج بحث أو دراسة موضوع معين أو مشكلة لها وزن ليستفيد من قراءته كل من يطلع عليه .
2 - تحريك سلوك الآخرين عن طريق إقناعهم بشيء معين أو بوجهة نظر محددة .
3 - اعلام الغير بأمر من الأمور .
ثانياً : انواع التقارير :
هناك أنواع كثيرة من التقارير مستخدمة حاليا في مختلف المنشآت و يمكن تقسيمها على الاسس التالية :
- على اساس الموضوع .
- على اساس الزمن .
- على اساس الجهة الموجهة اليها .
أ - على اساس الموضوع
1 - التقارير الاخبارية .
2 - التقارير التحليلية .
3 - التقارير المالية .
4 - التقارير الإحصائية .
5 - التقارير التفسيرية .
ب - على اساس الزمن
1 - تقارير عند الحاجة .
2 - تقارير دورية .

جـ - على اساس الجهة الموجهة اليها
1 - تقارير موجهة للداخل .
2 - تقارير موجهة للخارج .

ثالثاً : الجوانب الشكلية للتقرير:
إن للجوانب الشكلية الأثر الكبير في تحقيق أهداف التقارير، سواء كانت هذه الأهداف عرض نتائج بحث أو تحريك سلوك الآخرين عن طريق إقناعهم بشيء معين أو إعلامهم بأمر من الأمور .
وهذه الجوانب على الشكل التالي :
أ- الغلاف :
تتكون أجزاء الغلاف من خمسة أمور، هي :
1- بيانات المسؤولية :
موقعها في الزاوية العليا لجهة اليمين، وتتكون من الموقع التنظيمي لمعد التقرير، والموقع الأعلى الذي ينتمي إليه، واسم المؤسسة التي ينتمي إليها، على أن يكون اسم المؤسسة هو الأعلى، يليه الموقع الأعلى الذي ينتمي إليه، وفي الأسفل موقع معد التقرير .
2- الرقم :
موقع الرقم في الزاوية العليا لجهة اليسار، ويمكن أن يكون هناك رقمان للتقرير، رقم متسلسل عبارة عن عدد التقارير التي أرسلت من قبل الموقع المعد للتقرير، ورقم يرمز لموضوع التقرير، وهو يفيد في عملية حفظ واسترجاع التقرير .
3- اسم التقرير :
وهو الأبرز في أجزاء الغلاف، ويكون في وسط الغلاف وبخط مميز عن باقي الأجزاء .
إن اختيار اسم التقرير ينبع من الهدف الذي كتب لأجله التقرير، وعادة يختار الاسم في نهاية كتابة التقرير ليكون الأكثر إشارة إلى هدف التقرير .
4- التاريخ :
عادة يكون موقع التاريخ تحت العنوان مباشرة، ويقصد بالتاريخ، تاريخ بدء وانتهاء النشاط الذي يغطيه التقرير .
5- معد التقرير :
يكتب أسم أو أسماء معدي التقرير في الزاوية السفلة لجهة اليسار .
ب- ثبت المحتويات :
أو ما يعرف بالفهرس، وهو يتكون من ثلاثة أقسام، القسم الأول الرقم المتسلسل للأقسام الرئيسية للتقرير، وهذه الأقسام هي المستخلص، المقدمة، المتن، التوصيات أو الخاتمة .
أما القسم الثاني، فهو البيان، حيث يبين فيه العناوين الرئيسية، أو حتى الفرعية في بعض الأحيان، أما القسم الثالث، يبين فيه رقم الصفحة الذي يبدأ فيها الموضوع .

جـ- المستخلص :
وهو عبارة عن صياغة للأفكار الرئيسية في عبارات قليلة مركبة تركيباً منطقياً مع التركيز على أهم الحقائق والمعلومات الرئيسية وترك المسائل غير الضرورية .

د- المقدمة :
وتشمل تحديد هدف التقرير ونطاقه، والأسباب الموجبة لكتابته والترتيب الذي وضع للأقسام الرئيسية، كما يمكن أن تتضمن المقدمة اسم ووظيفة من سيقدم إليه التقرير وتصنيف التقرير حسب درجات سريته، وللنتائج التي توصل إليها التقرير .

هـ- المتن :
وهو صلب الموضوع، ويتضمن الأقسام الرئيسية والفرعية .
و- التوصيات :
إن أي تقرير مهما كان هدفه، يجب أن يكون لديه توصيات، تفيد القارئ وتكون نتاج العرض لتوصل القارئ إلى الهدف الذي يريده كاتب التقرير.
ز- الخاتمة :
في بعض الأحيان قد نستعيض عن المستخلص والتوصيات بالخاتمة، حيث يتم ذكر تلخيص للدراسة والنتائج، ومن ثم عرض التوصيات .

رابعاً : مراحل اعداد التقارير :
إن مراحل إعداد التقارير تتم على الشكل التالي :

أ - المرحلة الاولى : الإعداد
1 - حدد هدفك من اعداد التقرير :
بصفة عامة ستجد أن الهدف اما :
- اعطاء معلومات و حقائق و ابلاغ نتائج .
- تقديم افكار ومقترحات و توصيات .
وسواء تضمن التقرير حقائق أو مقترحات او كليهما معا فلابد من الحرص على توضيح ذلك كله حتى لا يختلط الامر على القارئ .
2 - حدد هدف قارئ التقرير :
اسأل نفسك الاسئلة التالية.
- ما الذي يحتاج قارئ التقرير الى معرفته ؟
- ما الذي يعرفه عن الموضوع من قبل ؟
- كيف يمكنني أن أضيف معلومات جديدة الى معلوماته الحالية عن الموضوع ؟
ويجب أن تتذكر أن من واجبك أن تلبى احتياجات قارئ التقرير .
3- حدد المادة التي ستعدها في التقرير :
ب - المرحلة الثانية الترتيب
يمكنك اعداد تقرير دقيق ومنطقي ومرتب اذا استطعت ان تراعي النقاط التالية :
1 - سجل هدفك في عبارة واحدة موجزة و جامعة بحيث توضح مدى فهمك للمهمة الموكلة اليك ، ولكي تعفيك من تقديم افكار او توصيات لا تخدم هدف التقرير . ثم اختار عنوانا يوضح هدفك .
2 - ادرس الافكار و الحقائق التي جمعتها : تخلص من كل فكرة ترى انها غير مفيدة او ضرورية لتحقيق هدفك ، سجل أي افكار او حقائق تبدو هامة او مفيدة .
3 - راجع التقسيمات الرئيسية مراجعة دقيقة : اذ لم تكن قد قمت بأعداد التقسيمات في المرحلة السابقة ، فكر الآن في التقسيمات الرئيسية التي ستأخذ بها . اختر عنوان لكل قسم . اكتب كل عنوان في ورقة منفصلة وبطاقة ورق خاصة ، وسجل قائمة بالفقرات التي يقع عليها اختيارك (في اوجز عبارة ممكنة) تحت العناوين المناسبة لها .
4 - رتب اجزاء التقرير : اعط رقما لكل قسم من اقسام التقرير حتى يمكن الرجوع اليه في أي مناقشة للتقرير .
5 - رتب المحتويات الداخلية في كل قسم بأسلوب يسهل على القارئ فهمه و متابعته .
تقدم مع القارئ خطوة فخطوة ، وتدرج به من المعروف الى المجهول . ان كان هناك عدد من الفقرات تحت العنوان الواحد فيمكنك ان تعطي كل فقرة رقما . إن مثل هذا الاعداد الدقيق هو الوسيلة الوحيدة لشرح الموضوعات المعقدة . وينبغي ان يكون هدفك طوال هذه المرحلة هو تصنيف المعلومات التي وقع عليها اختيارك الى مجموعات قليلة ذات ترتيب يسهل فهمه . و في بعض الاحيان قد تجد أن من الضرورة ان تقاوم إغراء الاسهاب في الكتابة في النتائج التي توصلت اليها ، لا لشيء ، إلا لأن الحقائق التي قامت عليها تلك النتائج قد تطلب منك وقتا طويلا لتجميعها .
6 - تأكد من أن الاستنتاجات او التوصيات التي تتوصل اليها ستنسجم مع الحقائق وتتفق معها:
حدد هل من الافضل ان تجمع هذه النتائج او التوصيات في قسم خاص بها بحيث تمثل الاستنتاج الطبيعي الذي تخلص به من التقرير او ان الافضل توزيعها على الاقسام التي تتعلق بها . و قد تجد انه من الانسب ان تجمع بين الطريقين بأن تذكر الاستنتاجات و التوصيات قسما وراء الآخر . وان تعيد عرضها مجمعة مرة أخرى في ختام التقرير
7-ادرس مدى فائدة الاستعانة بالصور و الاشكال التوضيحية لتكملة الكلمات او الاستعاضة عنها : ان شكلا توضيحيا جيدا و معبرا قد يكون أفضل من صفحة كاملة مكتوبة (قارن بين الوصف بالكلام و النثر وصورة قصر او نهر او فتاة).

جـ-المرحلة الثالثة كتابة التقرير
1-الترتيب
قد يكون من الأفضل احيانا لكي تساعد القارئ عند قراءته للتقرير أن تضع أرقاما أو حروفا مسلسلة للفقرات التي تكون منها كل قسم ،ويجب اتباع نفس نظام الأرقام أو الحروف المسلسلة طوال القسم ،بحيث يكون النظام موحدا داخل القسم
2- الأشكال والرسوم التوضيحية :
اثناء كتابة التقرير يجب أن تفكر في الرسوم والأشكال التوضيحية التي يمكنك الاستعانة بها .فكثيراً ما يكون هناك تلازم وارتباط بين المادة المكتوبة والأشكال والرسوم التوضيحية . ويجب أن يشار الى كل شكل أو رسم على الاقل مرة واحدة في ثنايا التقرير . كما يجب أن يتم تمييز كل شكل أو رسم بعنوان أو تعليق .وإذا تضمن تقريرك أكثر من شكلين أو ثلاثة ،فإن من الأفضل ترقيمها لسهولة الاشارة إليها.
ويلاحظ أن الرسوم والأشكال التوضيحية قد تكون لها أهمية ودلالة عامة بالنسبة لقسم أو أكثر من التقرير ،ومن ثم يشار إليها عدة مرات في متن التقرير ،وهنا يكون من الأنسب أن نشير الى الشكل في موضع يسبق الشكل نفسه ومن ناحية أخرى قد يكون هدف الشكل أو الرسم إيضاح فكرة واحدة . ومن ثم يشار أليه مرة واحدة خلال التقرير وعندئذ يجب أن يوضح الشكل أقرب ما يمكن إلى مكان الاشارة ،ويتحقق الوضوح الكامل من الرسم إذا جاء بعد
الاشارة إليه مباشرة .
3 - المقدمة:
كل تقرير يحتاج الى مقدمة ربما كانت بضعة سطور أو بضع صفحات حسب حجم التقرير ،ومع أن المقدمة تأتى دائما في صدر التقرير ،إلا انها كثيرا ما تكتب بعد الانتهاء من كتابة كل اجزاء التقرير الأخرى .وتعتبر المقدمة المجال الطبيعي لعرض الأفكار العامة والتمهيد لما يأتي في التقرير . ويحسن دائما أن تتجنب التفاصيل التي تتعلق بالأجزاء الرئيسية للتقرير أو بالملاحق .
ويجب أن تشمل المقدمة ولا سيما في التقارير الطويلة :
3-1 - اسم ووظيفة من سيقدم إليه التقرير.
3-2- تاريخ التقرير .
3 –3- تصنيف التقرير حسب درجات السرية إذا اقتضت الضرورة ذلك .
3-4 - تحديد موضوع التقرير وحدوده وأهميته .
3-5 - تحديد هدف واضح للتقرير ونطاق سلطاته وصلاحياته ومدى استطاعة انجازه .( ويمكن أن يتضمن التقرير الحدود آلتي تحدد صلاحيات واضحة والتي لا يمكن اعتباره مسؤولاً عما عداها) .
3-6- النتائج التي توصلت إليها سواء كانت بالتفصيل أو بشكل موجز والاستنتاجات أو التوصيات التي انتهيت أليها
3-7- الترتيب الذي وضعته للأقسام الرئيسية في التقرير .

4 - الأقسام الرئيسية والملاحق :
لا تشغل نفسك بكتابة اكثر من جزء واحد او ملحق في نفس الوقت . خصص وقتا مستقلا لكل بند . وقد يتطلب الأمر أن تراعي أن يتضمن كل قسم :
4- 1 - ذكر الحقائق التي توصلت اليها و مصادرها.
4-2 - تحليل الحقائق .
4-3 - ذكر الاستنتاجات و التوصيات القائمة على تلك الحقائق .
4-4 - وصف الاجراءات التي اتبعتها في البحث .
4-5 - الاشارة الى المعلومات الواردة في احدى الملاحق أو تلخيصها .

شكراً لمرورك