كيفية تنظيم وإدارة الاجتماعات [الفرقة ــ الطليعة]

كيفية تنظيم وإدارة الاجتماعات [الفرقة ــ الطليعة]

البداية كقائد يختلف أسلوب العمل لقائد فرقة جديدة عنه بالنسبة لقائد فرقة قديمة
- وفي كلتا الحالتين يجب أن تضع نصب عينيك كقائد الاعتبارات الآتية:ــ
1- ينضم الفتى للفرقة برغبته وبمحض أرادته . وليس تحت الضغط أو الإكراه . فعامله على هذا الأساس ..
2- يزهو الفتى بانتمائه لفرقة ممتازة ولذلك فهو يتمنى نجاحك فكن عند حسن ظنه.
3 - لك في نفس الفتى كل احترام فأنت في نظره القدوة والمثل الأعلى فكن كذلك ..

الاجتماع الأول للفرقة :
عليك بتقديم نفسك للفرقة ليتعرفوا عليك في الاجتماع عبر لهم عن تقديرك وحماسك لما يقومون به من أعمال وشجعهم على أن يتحمل كل فرد منهم نصيبه من العمل بأداء جيد للوصول بالفرقة إلى المستوى المطلوب .. بعد الاجتماع حاول إن تلتقي بأكبر عدد من الفتيان فرادى وأن تتحدث مع كل منهم …

اجتماعات الفرقة :
تعمل الاجتماعات على توثيق الصلة بين الكشفين وفرقتهم ولذلك يجب أن تكون مثمرة ومليئة بالمتعة والمرح . . والاجتماع الناجح هو أهم جزء في البرنامج .. ولو انه ليس كل البرنامج ألا أن البرنامج لن يكتمل بدونه … يجب أن يكون هناك نشاط كشفي لكل كشاف في كل أسبوع على مدار السنة كلها…
بعض الفرق تعقد اجتماعاً واحداً كل شهر وبعضها تعقد اجتماعًا كل أسبوعين وبعض آخر يعقد اجتماعًا كل أسبوع … وليست العبرة بكثرة الاجتماعات ولكن بأهمية ما تتضمنه . .

الأهداف :
أولا ــ العمل كطليعة :
يجب أن يكون للطليعة من خلال عريفها دورها الفعال في الاجتماعات فلا تكون حضورها شكلياً … بل يجب أن تدلي بدلوها وأن تعمل كوحدة متعاونة …

ثانيا ًــ التعليم بالتدريب :
يجب على كل كشاف أن ينظر إلى اجتماع الفرقة على انه المكان الذي يستطيع فيه أن يتعلم ما يريد إن يتعلمه ..

ثالثًا ــ روح الطليعة :
من المميزات الجيدة لاجتماعات الفرقة انه يمكن فيها أداء أشياء قد يتعذر أداؤها بواسطة الطلائع منفردة . كالمسابقات . لا يعنيها هنا الفوز أو الهزيمة بقدر عمل
الطليعة كوحدة واحدة متعاونة …

رابعًا ــ توفير الفرص للتدريب على القيادة :
تتيح الاجتماعات العديد من الفرص لأكبر عدد من الكشافين لممارسة مهارات القيادة ….

خامسًا ــ حث الكشافين على العمل :
- تدفع الاجتماعات بالفتى الكشاف لان يضل على نشاطه .. وتحثه على الترقي إلى رتبة أعلى لكي يحقق ذاته..
- ومن المؤكد ألا يحقق أي اجتماع كافة الأغراض . ومن غير المعقول أن يحاول القائد تحقيقه في اجتماع واحد .. إنما عليه تحقيقها على مدار عام كامل …
- أن مؤشر النجاح للاجتماع هو مغادرة الفتى له وهو اشد تعلقاً بالكشفية واكثر حبًا لها..


مقترحات لإنجاح الاجتماعات :
- ليبدأ الاجتماع في موعده تماماً.. أحذر أن يتعلم الفتية عادة رداءة المواظبة .. إذا كان موعد الاجتماع غير مناسب فبادر بتعديل الموعد ..
- ليختتم الاجتماع أيضا في موعده .. فالأباء ينتظرون عودة أبنائهم في موعد محدد وسيستأن لتأخرهم .. أوقف أي نشاط تمارسه وهو لا يزال مثير ومشوقًا ….
والكشافون في غمرة مرحهم وسعادتهم ..
- تجنب استهلاك العمل الجيد .. فاللعبة التي تصادف إعجابا وقبولا يجب ألا تتكرر إلا بعد مضي فترة …
- لا تسمح بفترات فراغ دون عمل فأن مثل هذه الفترات تسبب الإضراب والفوضى - إذا كان هنا ك زوار فلا تترك الفرصة لأحد منهم أن يتدخل في شئون الفرقة ..
- يجب أن يكون الاجتماع مزيج من الحركة والسكون فالفتى لا يستطيع البقاء ساكناً لفترة طويلة ..
- يجب أن يكون هناك تنوع في الاجتماعات . كما يجب أن يكون كل اجتماع مغاير لما سبقه ..
- يجب أن يكون لكل اجتماع غرض محدد وواضح وأن يكون هناك إنجاز . فالفتى شديد الحساسية فإذا استشعر عدم الجدية انفض عنك وترك الفرقة ..


مقومات الاجتماع الناجح
اجتماع الفرقة الناجح كالوجبة الجيدة . فهو يتكون من خليط جيد للعديد من الأنشطة . فالألعاب فقط أو الريادة وحدها لا تصنع الاجتماع الناجح . ومقوماته هي :ـ

*أولا: قبل الاجتماع :
سوف يصل بعض الفتية إلى مكان الاجتماع قبل الموعد بفترة قد تطول أو تقصر . وهي فترة هامة يتوقف مدى نجاح الاجتماع على ما سوف يحدث فيها . فالفراغ فيها يسبب الشغب ولذلك يجب الاهتمام بها بتواجد العرفاء لمساعدة من يرغب في استكمال متطلبات شارة أو ممارسة أو مهارة .. من المستحسن أن يتواجد القائد في هذه الفترة ليتحدث على انفراد مع الفتية ممن لا يمكنهم البقاء عقب الاجتماع ..

*ثانيا : الافتتاح :
يأخذ الاجتماع صورته الرسمية في الموعد المحدد تماماً حتى ولو لم يكن الجميع حاضرين .. وافتتاح الاجتماع بأس الله . ثم باتباع أحد التقاليد أو المراسم كتحية العلم أو النشيد الوطني أو تلاوة أحد الآيات التي تدل على أحد بنود قانون الكشافة. .. الخ بعض الفرق تجعل من التفتيش على النظافة والزي الكشفي جزء من مراسم الافتتاح ثم يبدأ الافتتاح بالتتميم على الحاضرين فيقدم عريف كل طليعة للعريف الأول تقريراً بعدد الحاضرين.

ثالثاً ـــ تنمية المهارات :
لا يقتصر تعليم المهارات وتنميتها على أعمال الإسعاف الأولى أو العقد والبطات ... الخ
فالكشفية ذات مفهوم أوسع من هذا بكثير فهي تشمل غرس روح الوطنية في نفس الفتى وترشده إلى كيفية مكافحة تلوث البيئة والطرق المختلفة لتنمية المجتمع .. إلى غير ذلك بالاستعانة بالمختصين وذوي الخبرة وباستخدام كافة وسائل الإيضاح كالصور والشرائح والسينما …
ويلا حظ عند تدريب بعض المهارات قد يتعذر تدريب الفرقة بكاملها دفعة واحدة ولذلك تقسم إلى قسمين أو اكثر ليتدرب كل قسم على نوع من المهارات تحت إشراف مدرب خاص يتبادل كل قسم مكان الآخر في الاجتماع المقبل …

*رابعًا ــ الألعاب والمسابقات :
ليست المتعة والمرح بين القصد من ممارسة الألعاب والمسابقات وإنما هي تهدف بالإضافة لذلك إلى :ـ
- إتاحة الفرصة للطليعة لكي تعمل كوحدة مستقلة .
- إتاحة الفرصة للفتى لاكتساب المهارات…..
- تنمية روح الجماعة في الطليعة .
- تدريب الفتى على أعمال القيادة .
- تشجيع الفتى على تعلم الكثير وبطريقة افضل ..

* خامسًا ــ اجتماع الطليعة :
اجتماع الطليعة هو الوقت الذي تدير فيه الطليعة أعمالها . مثل التتميم على الحضور . وفيه تخطط برامجها وأنشطتها المختلفة . وتمارس فيه تعليم المهارات والتدريب عليها….

*سادسًا ــ الختام :ـ
كما أن لكل افتتاح تقاليد ومراسم فأنه يجب أيضا أن يكون لكل ختام تقاليد ومراسم ولكنها تكون اكثر هدوء … وقبل أن ينتهي الاجتماع تتلى التنبيهات بما سوف يتم في الأسبوع المقبل مثل الأعداد لرحلة أو غير ذلك…

*سابعاً ــ بعد الاجتماع :ــ
عقب انتهاء الاجتماع ينصرف الكشافون إلى منازلهم وتظل( طليعة الخدمة ) حيث تقوم بتنظيف حجرة الاجتماعات وتعيد ترتيبها وتنظيمها أو مكان الاجتماع لتعود لسابق وضعها قبل الاجتماع .. ثم تطلب عريف هذه الطليعه من العريف الأول أن يقوم بالتفتيش قبل أن يصرف طليعته. ..
(أسئلة تحتاج إلى إجابات )
*ما هو دور قائد الفريق ؟
1ـ المراقبة 2ـ الإرشاد 3ـ التحدث مع الجدد 4ـ التدريب .

*كيف يدار الاجتماع ؟
1ـ الكشفية هي اقرب للعسكرية في كثير من أعمالها كالتشكيلات والطاعة والنظام والتسلسل القيادي .. الخ .
2ـ هي ليست عسكرية ولكنها تتسم بالحزم وليس بالعنف والشدة .
3ـ يدار الاجتماع في جو من حسن معاملة القائد لفتيانه .. ومعاملة الفتيان لعقائدهم باحترام وأدب ..

*ما هو دور القادة الآخرين ؟
يتحمل كل منهم مسئولياته نحو :ــ
… أعداد مكان الاجتماع والتجهيزات وكل ما يحتاجه الفريق من ترتيبات ..
… توفير المناخ الذي يساعد على تنفيذ بنود جدول أعمال الاجتماع بالطريقة التي يجب أن ينفذ به…
… العمل كخبراء في التدريب ..

*ما هي مؤشرات الاجتماع الناجح ؟
1ــ أن يحقق الاجتماع اكبر قدر من إنجازات البرنامج ..
2ـ الحرص على حضور الاجتماع وازدياد نسبة الحضور ..
3ـ التجاوب والتفاهم بين الجميع في جو تسوده روح المحبة والإخاء …
*اجتماعات وأنشطة الطليعة :
نجاح عمل الطليعة مرهون بعملها كوحدة مستقلة في الأيام الأولى للطلائع قد يتعذر استقلاليتها في العمل نظراً لضعف مستوياتها ولاحتياجها الملح لتوجيهات الفريق وإرشاداته ، إلا أنها يمضي الوقت وبارتفاع المستوى يصبح في قدرتها الاستقلال عن الفريق فتخطط لنفسها وتنفذ أنشطتها المختلفة بمفردها لأدخل للفريق فيه ..
وللطليعة أن تعقد اجتماعاتها خلال اجتماعات الفريق أو منفصلة وفي مكان خاص بها .. على أن يشمل الاجتماع ما يأتي :ـ
* التخطيط لبرامجها وأنشطتها الخاصة .
* تنسيق دورها في أنشطة الفريق ..
* عمل وإصلاح مهمات الطليعة ..
* التدريب لاكتساب مهارات جديدة .

ثانياً: مجلس الجماعة الصغيرة :
يتكون من أعضاء الفرقة ولابد من توزيع المسئوليات بين الأفراد حسب قدراتهم وهي:
1ـ أمين السر. 2ـ أمين الصندوق. 3ـ مأمور العهد .4ـ أمين المكتبة . 5ـ مسئول العلاقات العامة .

يتم تدريب عريف أول الفرقة عن طريق القائد والمساعد ومن ثم ينقل العريف الأول التدريب إلى عرفاء الطلائع وهم بدورهم يقومون بتدريب طلائعهم كما يتم تدريب عرفاء الطلائع في مركز التدريب الكشفي والمفوضيات التابعة للإدارة .